Elektronski KUF i KIF - Uputstvo za Pantheon korisnike

Ovdje ćemo obraditi sve vezano za slanje elektronskih KUF-ova i KIF-ova i to kroz program Pantheon, te šta je sve potrebno za adekvatnu pripremu za eksportovanje KIF-a i KUF-a u CSV format i import u e-pdv sistem.

Uslov za predaju KUF-a i KIF-a jeste da je obveznik registrovan u Jedinstveni sistem indirektnih poreza i da ima aktivan primarni nalog u e-pdv sistemu. Predaju knjiga ulaznih i izlaznih faktura može vršiti i sekundarni korisnik poreskog obveznika.

Vezano za ovo, Uprava je izdala i tehničko uputstvo u kojem detaljno opisuje šta sve treba da sadrže csv file-ovi kako bi se bez problema importovali u e-sistem. Tehničko upustvo možete preuzeti na ovom linku.

Ovdje se nećemo osvrtati na zakonski okvir, kaznene odredbe i slično. Cilj ovog teksta je detaljno objasniti kako iz Pantheona eksportovati csv file, kako odrediti postavke u administratorskoj konzoli, šifrantu subjekata, zatim kako podesiti ispravno tip subjekta, poresku stopu itd.

Postavke Pantheon poslovno-informacionog sistema

Na prvom mjestu treba napomenuti koja verzija je neophodna radi mogućeg eksporta u csv file.

U osnovne postavke svrstao bih generalne postavke u administratorskoj konzoli koje bi svako preduzeće koje koristi Pantheon poslovni program trebalo da podesi. Iz iskustva mogu reći da mnoge kompanije koje ga koriste nisu ni blizu da imaju ispravno postavljene sve parametre.

Ovdje će biti dodatno pojašnjene, osim postavki u admin konzoli, postavke u šifrantu subjekata, te postavke u šifrantu PDV stopa.

Koja verzija Pantheona je neophodna?

Najprije treba krenuti od toga koja je verzija potrebna radi mogućnosti ispravnog eksportovanja KIF-a i KUF-a u csv format.

Idealno, uvijek je najbolje imati posljednju aktuelnu verziju programa i stalno pratiti kada izlaze nove verzije te redovno raditi ažuriranje programa.

Otkad je Uprava za indirektno oporezivanje donijela izmjenu o načinu dostavljanja dodatne evidencije, DataLab je implementirao i mogućnost eksporta evidencija nabavke i isporuka.

Međutim, prve verzije su imale nekih nedostataka i grešaka prilikom eksporta, a svakom novom verzijom greške bivaju ispravljene.

Postavke u Administratorskoj konzoli

U osnovne postavke svakako ulaze postavke u izborniku administratorske konzole. Kako doći do admin konzole, prikazano je na sljedećoj slici. Putanja do admin konzole je iz menija Postavke > Program > Administratorska konzola.

Putanja do administratorske konzole u Pantheonu

Dalje, pod opcijom Preduzeće, potrebno je ispuniti podatke o firmi i odgovornom licu. Prije toga, firma mora biti evidentirana u šifrantu subjekata, do kojeg je najjednostavnije doći pritiskom na tipku F11 na tastaturi, te popuniti sve podatke o vašoj firmi, odnosno o firmi za koju unosimo podatke u slučaju da evidenciju radi eksterno računovodstvo.

Osnovni podaci o firmi

Isto tako, bitno je postaviti, ako već nije određeno po default-u, distrikt u kojem je sjedište vaše firme. Ako ništa drugo, onda možete provjeriti je li određeno da je to FBiH, RS ili Distrikt Brčko i to u admin konzoli pod opcijom Postavke > Roba > PDV pa na tabu Dodatne postavke.

Postavke distrikta našeg preduzeća u Administratorskoj konzoli

Postavke u šifrantu subjekata

Kao što je već prethodno spomenuto, lakši način dolaska do šifranta subjekata je preko tipke F11 na tastaturi, a sporiji način je preko menija Postavke > Subjekti > Subjekti. 

Nisu svi podaci bitni da budu popunjeni, niti sva ponuđena polja moraju inače biti popunjena. Ovdje ćemo samo istaknuti ono što je bitno za pravilan eksport u eKIF i eKUF u csv format i import na ePDV portal Uprave za indirektno oporezivanje.

Svakako, moramo se držati tehničkog uputstva Uprave u kojem je objašnjeno šta je sve potrebno da bude popunjeno u csv file-ovima.

Podaci koji moraju biti popunjeni u šifrantu subjekata su sljedeći:

  • Šifra
  • Naziv2 - slučaju da ste u admin konzoli označili “Za naziv subjekta se koristi Naziv2”
  • Adresa
  • Poštanski broj
  • PDV broj
  • JIB
  • Način prodaje i Distrikt
  • Način nabave i Distrikt

Svaka od navedenih opcija u KUF, odnosno KIF ima svoje mjesto i za ispravan eksport u csv format je bitno da bude ispravno popunjeno.

Na narednim skicama su označena polja koja se moraju ispravno popuniti.

Postavke u Šifrantu subjekata pod Osnovnim podacima, polja koja je obavezno popuniti ispravno

Kao što je gore navedeno, osnovni podaci koje treba popuniti su Šifra, Naziv2, Adresa, Poštanski broj, te PDV i ID broj, odn. JIB. Svi ovi podaci su obavezni.

Postavke u šifrantu subjekata pod Kupcima, polja koja je obavezno popuniti ili označiti

Pod opcijom Kupac u šifrantu subjekata, potrebno je označiti iz kojeg distrikta je kupac, te način prodaje, odn. da li se roba ili usluge prodaju obvezniku ili neobvezniku ili se pak radi o izvozu.

Postavke u šifrantu subjekata pod Dobavljačima, polja koja je obavezno popuniti ili označiti

Pod opcijom Dobavljač u šifrantu subjekata, potrebno je označiti distrikt dobavljača, te način nabavke, odn. da li je obveznik ili druga osoba, te da li se radi o uvozu ili je slučaj nabavke usluga iz inostranstva, gdje se u tom slučaju označava nerezident.

Evidentiranje isporuka i nabavki

U ovom dijelu ćemo opisati na koji način i u kojim slučajevima treba i koje od opcija je obavezno birati, zatim koju stopu PDV koristiti pri isporukama ili nabavkama inostranim i domaćim kupcima, odnosno dobavljačima.

Evidentiranje isporuka - izlazne fakture

Dakle, u zavisnosti od toga kome prodajemo robu ili usluge, zavisi i koje ćemo opcije birati kod evidencije izlaznih faktura.

Osnovni podaci su svakako naziv kupca, zatim datum kad se fakturiše roba/usluga, način prodaje i broj računa.

Kod načina prodaje u slučaju da se radi o rezidentu unutar BiH koji je ujedno i PDV obveznik, odnosno registrirani pravni ili fizički subjekt, označava se opcija “Obveznik”. Za ove isporuke, kod navođenja artikala ili usluga koje se prodaju, označava se stopa P1 - PDV isporuke/prijemi.

U slučaju ino kupca roba, označava se izvoz kod načina prodaje, a stopa je I0 - izvoz. Potrebno je kreirati izvoznu JCD, te unijeti broj i datum sa prave JCD od nadležne carinske ispostave. Na skicama ispod se nalazi prikaz gdje kreirati JCD.

Kako kreirati JCD iz izbornika sa oznakom čarobnog štapića

JCD se u Pantheonu kreira klikom na ikonicu “čarobnog štapića” u gornjem desnom dijelu prozora (skica iznad), pa na opciju “Kreiranje JCD-e” (skica ispod).

Opcija kreiranja JCD

Razlog za ovo je što je kod izvoza umjesto broja izlazne fakture za UIO obavezni podatak broj carinske deklaracije, a ne broj fakture.

Ukoliko je kupac ino lice za usluge koje se vrše u inostranstvu, onda je način prodaje “Obveznik”, a stopa je T1 - Fakturisanje usluga inostranstvo. 

Inače, ova stopa se mora dodati kroz Šifrant tarifnih brojeva. Najlakše je do njega doći kad ste već unutar evidencije izlaznih ili ulaznih faktura, pa dvoklik na polje tarifnog broja (P1, P2...) ili preko menija Postavke > Računovodstvo > Tarifni brojevi. Ovdje kreirate novi zapis za T1 tarifni broj za PDV stopu 0% i potrebno je označiti opcije “PDV se obračunava”, “PDV se uvažava” i “Je usluga”. U ovom slučaju eksport isporuka će biti ispravan, ali se javlja jedan problem kod generisanja PDV prijave. Inače, ove isporuke u PDV prijavi idu u polje 11, a ne u polje 13 kao što je slučaj kod ovih isporuka, kad se PDV prijava generiše iz Pantheona.

Šifrant tarifnih brojeva

U slučaju kad se radi o isporukama usluga ino licu, koje se vrše u BiH, onda se u načinu prodaje označava sjedište vaše firme, tj. Federacija BiH, Republika Srpska ili Disitrkt Brčko, a stopa je P1.

Ako se radi o isporukama PDV neobveznicima, onda se kod načina prodaje označava entitet/distrikt gdje im je sjedište, a PDV tarifa je P1. 

Mi kod isporuka fizičkim licima koristimo naziv “Anonimni kupac” bez ID i PDV broja, odnosno sve PDV i ID brojevi su sve nule.

Evidentiranje nabavki - ulazne fakture

Kao i kod evidentiranja isporuka i kod nabavki je obavezno unijeti podatke o dobavljaču, datum prijema fakture, broj fakture, te datum kad je dobavljač izdao fakturu. Osim toga, obavezno je odrediti odgovarajući način nabavke.

Kod nabavki od domaćih pravnih i fizičkih lica PDV obveznika i neobveznika, način nabave je “Domaći - obveznici”, a porezna tarifa je P1 u slučaju PDV obveznika, a P0 u slučaju PDV neobveznika. Kod onih nabavki gdje se PDV ne priznaje, potrebno je izabrati poreznu tarifu P2 - Prijemi bez prava odbitka ulaznog PDV-a.

Ukoliko se radi o uvozu, obavezno je kreiranje uvozne JCD, na prethodno opisani način iz temeljnice gdje se evidentira uvoz. I u slučaju uvoza, umjesto broja ulazne fakture od ino dobavljača, Pantheon će sam uzeti broj carinske deklaracije u e-KUF, ali pod uslovom da je ista kreirana. Ovo ne znači da ne treba unijeti broj ulazne fakture ino dobavljača, obzirom da se interno knjiženje i zaduženje u našoj evidenciji vodi po broju ulaznog dokumenta, a ne po broju carinske deklaracije.

U slučaju nabavke usluge od ino lica gdje se usluga vrši izvan BiH, potrebno je označiti vrstu nabavke “Nerezident”, a PDV tarifa je P3 - Prijemi usluga od ino lica sa pravom odbitka. U tom slučaju se iznos PDV “provoza” na ulazu i na izlazu, iako ga stvarno nema, ali se isti prikazuje i u KIF-u i KUF-u.

Kako eksportovani KIF i KUF u CSV datoteku iz Pantheona?

Iako je DataLab izdao video uputstvo i održao nekoliko seminara i webinara na tu temu zajedno sa Upravom, ovdje ćemo samo ukratko objasniti proceduru eksportovanja KIF-a i KUF-a u CSV datoteku.

Potrebno je da preko menija Roba, dođete do PDV, pa na tab Obračun PDV. Prethodno je neophodno uraditi obračun PDV, te označiti za koji period se želi eksport KIF-a i KUF-a.

Obračun PDV i eksport KIF-a i KUF-a u csv format

Iz menija u gornjem desnom uglu klikom na ikonicu   pokrene se izbornik sa opcijama eksporta KIF-a i KUF-a u csv format. Nakon toga, izaberete folder gdje želite da se csv file snimi i klik na dugme “Izvezi”.

U videu ispod je objašnjenje kako uraditi eksport.

Kako importovati KIF i KUF u ePDV sistem?

Umjesto objašnjenja kako importovati KIF i KUF u ePDV sistem, ispod je video u kojem je ekipa iz Uprave za indirektno oporezivanje veoma jednostavno i jasno objasnila proceduru importovanja elektronskih KUF-ova i KIF-ova u ePDV sistem.

Umjesto zaključka

Na kraju nam ostaje da vas napomenemo da ne zaboravite na obavezu blagovremenog podnošenja elektronskog KIF-a i KUF-a u sistem ePDV Uprave. 

Rok za podnošenje je svakog 20. u mjesecu za prethodni period. Ne zaboravite da za period januar 2021. godine počinje obaveza podnošenja KIF-a i KUF. 

Radi motivacije za ovo, morati znati da kazna za nepodnošenje elektronskih KUF-a i KIF-a iznosi do 10.000,00 KM.

Ukoliko želite da primate obavijesti o novim tekstovima, prijavite se u naš Newsletter sistem.